Comment faire une annexe de service

Les consommateurs et les entreprises comptent de plus en plus sur un large éventail de dispositifs et de programmes technologiques. Il est important de maintenir ces dispositifs électroniques, des logiciels et du matériel afin que vous tirer le meilleur parti d'eux. Un horaire de service peut aider à simplifier votre vie tout en vous donnant la confiance que vos périphériques et programmes sont dans un état optimal.

Instructions

Faire l'inventaire

1 Rassembler les reçus pour tous vos principaux, des appareils et des logiciels électroniques matériel. Vous devez inclure tout équipement d'affaires qui a été loué ou a amorti sur plusieurs années et tous les appareils personnels qui ont un coût élevé de remplacement. Collecter les recettes et les disques qui ont été inclus avec tout achat de logiciels. Assurez-vous d'inclure tous les logiciels que vous pourriez avoir acheté sur Internet.

2 Définir une date de remplacement prévue pour l'ensemble de votre matériel, des appareils électroniques et logiciels. Vous devez évaluer vos habitudes d'utilisation dans le cadre du processus. Par exemple, le bureau d'un avocat est susceptible d'utiliser un photocopieur à un rythme tel qu'il faudrait un remplacement plus fréquent qu'un copieur personnel. Vous devez également évaluer les normes de l'industrie et des normes dans votre domaine d'intérêt, ainsi que ceux des fabricants de logiciels dans le cadre de ce processus. Par exemple, les entreprises de préparation de déclarations obtiennent souvent de nouveaux logiciels chaque année; graphistes souvent mise à jour vers les dernières versions de logiciels de conception lorsque les grands fabricants publient de nouvelles versions.

3 Ajouter les dates d'achat au calendrier. Prenez note des dates d'achat pour les achats importants logiciels, le matériel et de l'électronique. Déterminer si les articles sont toujours sous garantie. Vous devriez profiter de tous les services d'entretien gratuits qui pourraient être disponibles en vertu d'une garantie existante.

4 Vérifiez les petits caractères sur vos reçus ainsi que des sites de magasins pour obtenir des renseignements sur les garanties et les politiques de service du magasin. Vous devriez avoir tout le matériel et l'équipement qui est sous garantie contrôlé et entretenu, si nécessaire.

5 Télécharger les mises à jour pour tout logiciel qui est toujours sous garantie ou pour lesquels vous avez actuellement une licence d'utilisation.

Planifier à l'avance

6 Déterminer les tâches de maintenance spécifiques car elles se rapportent à chaque morceau de matériel, dispositif électronique et logiciel.

7 Catégoriser les tâches de maintenance comme quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle ou annuelle. Effectuez cette tâche pour tous vos programmes matériels, de l'électronique et des logiciels.

8 Choisissez une date et heure précises pour effectuer régulièrement vos tâches et le service d'entretien. Soyez précis sur le jour, semaine, mois, trimestre et année.

9 Automatiser les mises à jour de logiciels qui peuvent être automatisées, y compris les sauvegardes sur le disque dur, la recherche de virus et l'installation de nouvelles versions.

dix Prenez note de tout entretien de matériel que vous n'êtes pas qualifié pour exécuter ou déléguer généralement à une partie professionnelle ou d'un vendeur à effectuer. Ajouter les dates prévues de ces visites d'entretien professionnels et à l'extérieur de votre horaire de service.

Conseils et avertissements

  • Si les recettes ne sont pas disponibles pour tous les achats en ligne, vérifiez si vous pouvez réimprimer un reçu de votre compte d'utilisateur avec le marchand. Si un accusé de réception est disponible pour d'autres achats effectués avec une carte de crédit, vérifiez vos relevés de carte de crédit.
  • Si vous utilisez des logiciels libres, ne pas oublier de les inclure dans votre inventaire des programmes qui ont besoin d'un entretien régulier.
  • Toujours vérifier que les sauvegardes et les téléchargements automatiques ont été exécutés avec succès.
  • Si vous louez du matériel, veillez à ne pas effectuer toute opération de maintenance qui viole vos arrangements contractuels.