Les avantages d'un système de gestion de fichiers

Les avantages d'un système de gestion de fichiers


Comme votre entreprise se déplace dans une ère de la distribution numérique, vous devrez décider si oui ou non pour rendre le passage d'un système de dépôt de papier à un système de gestion de fichier numérique. Tout en faisant le changement à un système de dépôt entièrement informatisé peut sembler intimidant, les avantages Stark pour avoir un système de classement numérique ont influencé beaucoup dans la transition.

Coût réduit

En raison du coût de la location de biens à la documentation du magasin, archivage numérique commence à payer pour lui-même dès qu'il est mis en œuvre. Comme il n'y a pas de paperasse physique, les coûts de traitement et de transfert des documents avant et en arrière est considérablement réduit. Cela permet également des documents qui doivent être stockés sous forme de papier pour être déposés dans des endroits plus petits et moins coûteux.

Passer au vert

Réduction de l'empreinte carbone de votre entreprise peut être un facteur important pour atteindre vert d'esprit des consommateurs de base d'aujourd'hui. Il peut grandement améliorer l'image de l'entreprise, donner des avantages fiscaux et de réduire le coût des fournitures. Un système de classement numérique peut changer positivement l'ensemble du terrain pour une entreprise, et le passage à un système plus «verte» peut donner de nombreuses possibilités de publicité.

workflow Smoother

Récupération des copies papier des documents déposés et stockés physiquement peut être un long processus qui est ouvert à l'erreur humaine, les problèmes de sécurité et de la perte physique. Cela ne veut pas le cas avec un système numérique. En quelques instants, un document peut être consulté au bureau de la personne qui en a besoin. Cela se traduit par une période de travail plus courte, ce qui permet de progresser plus rapidement et plus de temps pour développer des projets.

Haute sécurité

Bien qu'un système de classement papier traditionnel peut être ouvert et examiné par toute personne ayant accès à elle, un système de classement numérique peut fournir différents niveaux de protection qui peuvent conserver les documents confidentiels. Utilisation de mots de passe, spécifié dossiers pour les différents utilisateurs, le chiffrement des données et des pistes de vérification qui vous permettent de garder une trace de qui a accédé à quels fichiers et quand, un système de gestion de fichiers peut garder vos documents beaucoup plus sûr.

Reliable archivage

Les documents papier et les fichiers peuvent être détruits par le biais sur la manipulation, des dégâts de feu, les dégâts des inondations et d'autres catastrophes naturelles. Puisque les données peuvent être stockées sur des serveurs partout dans le monde, vous pouvez archiver vos documents professionnels en toute sécurité sans avoir à insister sur des dommages matériels potentiels. Vous pouvez également faire votre portable de données archivées, en utilisant des choses comme les disques durs amovibles, les clés USB et les CD.